OGIC

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RGPD

1. PRÉAMBULE

Le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personne et à la libre circulation de ces données, autrement appelé le Règlement général sur la protection des données (ci-après RGPD) fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel.
Le RGPD renforce les droits et les obligations des responsables de traitements, des sous-traitants, des personnes concernées et des destinataires des données.

Pour une bonne compréhension de la présente politique il est précisé que :

– le « responsable du traitement » : toute société du groupe Ogic agissant en qualité de responsable de traitement, c’est-à-dire déterminant les moyens et les finalités d’un traitement de données à caractère personnel ;

– le « sous-traitant » s’entend de toute personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement. Il s’agit donc en pratique des prestataires avec lesquels l’entreprise travaille et qui interviennent sur les données à caractère personnel de l’entreprise ;

– les « personnes concernées » sont les personnes qui peuvent être identifiées, directement ou indirectement et leurs données à caractère personnel font l’objet d’une collecte par le responsable du traitement, c’est-à-dire l’ensemble des salariés de l’entreprise ;

– les « destinataires » des données s’entendent des personnes physiques ou morales qui reçoivent communication des données à caractère personnel. Les destinataires des données peuvent donc être aussi bien des salariés de l’entreprise que des organismes extérieurs (URSSAF, Mutuelle d’entreprise, établissement bancaire, centre des impôts, etc.).

Le RGPD, en son article 12, impose que les personnes concernées soient informées de leurs droits de manière concise, transparente, compréhensible et aisément accessible.
Par ailleurs l’article L. 1222-4 du Code du travail prescrit que « aucune information concernant personnellement un salarié ne peut être collectée par un dispositif qui n’a pas été porté préalablement à sa connaissance ».

2. DÉFINITIONS

– « Donnée à caractère personnel » : toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable (personne concernée); est réputée identifiable une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments spécifiques, propres à son identité physique, physiologique, psychique, économique, culturelle ou sociale ;

– « Données enrichies » : les données à caractère personnel enrichies s’opposent à la notion de données à caractère personnel « brutes » fournies par la personne concernée. Il s’agit des données qui sont générées par le responsable du traitement, telles qu’un profil d’utilisateur créé par l’analyse des données brutes collectées à partir d’un compteur intelligent. Il peut également s’agir de données déduites et/ou dérivées créées par le responsable du traitement sur la base des données « fournies par la personne concernée ».

– « Traitement de données à caractère personnel » : toute opération ou ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, ainsi que le verrouillage, l’effacement ou la destruction ;

– « Violation de données à caractère personnel » : une violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel transmises, conservées ou traitées d’une autre manière, ou l’accès non autorisé à de telles données.

3. OBJET

Pour satisfaire à son bon fonctionnement, notre entreprise est tenue de mettre en œuvre et d’exploiter des traitements de données à caractère personnel relatifs aux salariés de l’entreprise.
La présente politique a pour objet de satisfaire à notre obligation d’information de l’entreprise et de rappeler les droits dont vous disposez en matière de données à caractère personnel.

4. PORTÉE

La présente politique de protection des données à caractère personnel a vocation à s’appliquer à tout salarié quel que soit leur statut (CDI, CDD, autres formes de contrat, etc.). Le cas échéant, la présente politique s’applique également aux stagiaires et personnels détachées intervenant au sein de l’entreprise si leurs données font l’objet d’un traitement au sein de celle-ci.
La présente politique ne porte que sur les traitements dont l’entreprise est responsable et ne vise donc pas les traitements qui ne seraient pas créés ou exploités par l’entreprise elle-même (traitement dit « sauvages »).
Le traitement de données à caractère personnel peut être géré directement par l’entreprise ou par le biais d’un sous-traitant spécifiquement désigné par l’entreprise.
Cette politique est indépendante de tout autre document pouvant s’appliquer au sein de l’entreprise, notamment les chartes des systèmes d’information, les chartes administrateur ou encore les chartes liées à la déconnexion ou au télétravail.

5. PRINCIPES GÉNÉRAUX

Aucun traitement n’est mis en œuvre dans l’entreprise concernant des données de salariées s’il n’a pas été préalablement approuvé par la Direction générale et s’il ne répond pas aux principes généraux du RGPD.
Tout nouveau traitement, modification ou suppression d’un traitement existant sera porté à la connaissance des salariés par tous moyens à la convenance de l’entreprise.

6. FINALITÉS ET BASE LÉGALES

Selon les cas, l’entreprise traite notamment les données des salariés pour les finalités suivantes :

Objet

Finalités

Candidatures
  • Gestion et suivi des candidatures
  • Évaluation de la capacité du candidat à  occuper l’emploi proposé
  • Convocations à des entretiens
  • Sourcing de candidatures et recherche de candidats sur une CV-thèque
Gestion des ressources humaines
  • Gestion du personnel
  • Gestion des carrières
  • Gestion des congés
  • Évaluation du personnel
  • Gestion des accidents du travail et maladie professionnelle et suivi des visites médicales
Mise à disposition des outils de travail

 

  • Gestion des annuaires internes, organigrammes et agendas professionnels
  • Gestion des dotations individuelles en fournitures et équipements (ex : téléphonie mobile)
  • Suivi et maintenance du parc informatique
  • Gestion de la messagerie électronique professionnelle et tout autre moyen de communication (chat par exemple)
  • Gestion des réseaux privés virtuels internes permettant la diffusion de données des personnels (intranet)
  • Mise à disposition de véhicules de fonction
Formation / Sensibilisation
  • Suivi des demandes de formation
  • Inscription aux formations
  • Données d’identification à des formations en ligne (Mooc, Webex, e-learning)
  • Feuilles d’émargement papier ou électronique
  • Mesure de la satisfaction
Gestion des élections professionnelles
  • Établissement des listes
  • Mise en œuvre et contrôle des élections
  • Déploiement du vote électronique
Aspect financier et comptable Le calcul et le paiement des rémunérations et accessoires et des frais professionnels ainsi que le calcul des retenues déductibles ou indemnisables opérées conformément aux dispositions légales et conventionnelles applicables

Réalisation des opérations résultant de dispositions légales, de conventions collectives ou de stipulations contractuelles concernant :

  • déclarations à l’administration fiscale et aux organismes de protection sociale, de retraite et de prévoyance ;
  • calcul des cotisations et versements donnant lieu à  la retenue à la source ;
  • tenue des comptes individuels relatifs à l’intéressement et à la participation des travailleurs à l’entreprise ;
  • fourniture des écritures de paie à la comptabilité.

Gestion des indemnités de départ à la retraite et calcul des engagements de départ

Évènements
  • Invitation à des évènements d’entreprise
Sécurité des biens et des personnes

 

  • Contrôle individuel de l’accès pour sécuriser l’entrée dans les bâtiments
  • Contrôle individuel de l’accès pour sécuriser les locaux
Réalisation d’états statistiques
  • Statistiques internes
  • Statistiques demandées par des autorités externes (Insee par exemple)

7. BASE LÉGALE

Les traitements mis en œuvre par notre entreprise au titre de la présente politique ont tous pour base légalement l’exécution du contrat de travail ou le respect d’une obligation légale.

8. DESTINATAIRES DES DONNÉES – HABILITATION ET TRAÇABILITÉ

L’entreprise s’assure que les données ne soient accessibles qu’à des destinataires internes ou externes autorisés.

Les destinataires des données à caractère personnel des salariés au sein de l’entreprise sont soumis à une obligation de confidentialité spécifique. L’entreprise dispose pour se faire de règles d’habilitations spécifiques. Pourront notamment être destinataires de ces données à caractère personnel :

Destinataires internes

Destinataires externes

  • DRH
  • DAF
  • DSI
  • Moyens généraux
  • Contrôle interne
  • Représentant du personnel
  • Autres directions et personnels désignés à cet effet par l’entreprise
  • URSSAF – Pôle emploi
  • Organismes de formation
  • Organismes sociaux
  • Organismes bancaires et financiers
  • Médecine du travail
  • Tutelle
  • Organismes de contrôle ou de certification

Les salariés sont informés que tous les accès concernant des traitements relatifs à des données à caractère personnel de salariés font l’objet d’une mesure de traçabilité.

Si un salarié se rend compte qu’il dispose d’un accès à des données auxquelles il ne devrait pas avoir accès, il a pour obligation de prévenir sans délais la direction des systèmes d’information ou la direction des ressources humaines.

9. DURÉE DE CONSERVATION

La durée de conservation des données est définie par l’entreprise au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur elle et à défaut en fonction de ses besoins.

Traitement concerné

Durée de conservation des données collectées

 

Candidature et recrutement

 

Conservation des CV pendant 2 ans après le dernier contact avec le candidat sous réserve d’informer celui-ci.

 

Gestion administrative des salariés Les données sont conservées par les services gestionnaires pour la période d’emploi de la personne concernée.

Elles sont conservées 5 ans en archivage intermédiaire à compter du départ du salarié.

Gestion de la paie Gestion de la paie : 5 ans à compter du versement de la paie (article L3243-4 du Code du travail) ;

Les informations relatives aux motifs des absences ne sont pas conservées au-delà du temps nécessaire à l’établissement des bulletins de paie.

Les informations nécessaires à l’établissement des droits du personnel, notamment des droits à la retraite sont conservées sans limitation de durée.

Badges sur le lieu de travail Éléments d’identification des salariés : 5 ans maximum après le départ du salarié de l’entreprise.
Données de connexion 2 mois

 

Passés les délais fixés, vos données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usages statistiques. Elles peuvent toutefois être conservées en cas de précontentieux et contentieux

La suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles que l’entreprise n’est plus, par la suite, en mesure de restaurer.

10. DROIT DE CONFIRMATION ET D’ACCÈS

Le salarié dispose d’un droit de demander à l’entreprise la confirmation que des données le concernant sont ou non traitées.

Le salarié dispose également d’un droit d’accès, ce dernier étant conditionnée au respect des règles suivantes :

  • la demande émane de la personne elle-même et est accompagnée d’une copie d’un titre d’identité ;
  • être formulée par écrit à l’adresse suivante : 58 avenue Edouard Vaillant 92100 BOULOGNE-BILLANCOURT et rgpdrh@ogic.fr.

Le salarié a le droit de demander une copie de ses données à caractère personnel faisant l’objet du traitement auprès de l’entreprise. Toutefois, en cas de demande de copie supplémentaire, l’entreprise pourra exiger la prise en charge financière de ce coût par le salarié.

Si le salarié présente sa demande de copie des données par voie électronique, les informations demandées lui seront fournies sous une forme électronique d’usage courant, sauf demande contraire.

Le salarié est enfin informé que ce droit d’accès ne peut porter sur des informations ou données confidentielles ou encore pour lesquelles la loi n’autorise pas la communication.

Le droit d’accès ne doit pas être exercé de manière abusive c’est-à-dire réalisé de manière régulière dans le seul but de déstabiliser le service concerné.

11. MISE À JOUR – ACTUALISATION ET RECTIFICATION

Afin de permettre une mise à jour régulière des données à caractère personnel collectées par l’entreprise, celle-ci pourra solliciter le salarié qui aura pour obligation de satisfaire aux demandes de l’entreprise.

En cas de modification des informations du salarié par l’entreprise, ce dernier en sera spontanément informé.

Le salarié est informé que l’entreprise ne procèdera à aucune modification dite de « confort », seules des modifications substantielles sur l’état civil, l’identité et les coordonnées de la personne concernée seront réalisées.

12. DROIT À L’EFFACEMENT

Le salarié est informé qu’il ne dispose pas du droit à l’effacement du traitement de ses données à caractère personnel dans la mesure où les motifs énoncés à l’article 17 du RGPD sont inopérants en l’espèce.

13. DROIT À LA LIMITATION

Le salarié est informé qu’il ne dispose pas du droit à la limitation du traitement de ses données à caractère personnel dans la mesure où le traitement opéré par l’entreprise est licite et que toutes les données à caractère personnel collectées sont nécessaires à l’exécution du contrat de travail.

14. DROIT À LA PORTABILITÉ

Le salarié est informé qu’il ne dispose pas du droit à la portabilité de ses données à caractère personnel dans la mesure où le traitement opéré par l’entreprise n’est pas systématiquement fondé à l’aide de procédés automatisés.

15. DÉCISION INDIVIDUELLE AUTOMATISÉE

L’entreprise ne procède à aucune décision individuelle automatisée concernant ses salariés.

16. DROIT POST MORTEM

Les salariés sont informés qu’ils disposent du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de leurs données post-mortem. La communication de directives spécifiques post-mortem et l’exercice de leurs droits s’effectuent par courrier électronique à l’adresse rgpdrh@ogic.fr ou par courrier postal à l’adresse suivante 58 avenue Edouard Vaillant 92100 BOULOGNE-BILLANCOURT,  accompagné d’une copie d’un titre d’identité signé.

17. DROIT D’USAGE

L’entreprise se voit conférer par le salarié un droit d’usage et de traitement de ses données à caractère personnel pour les finalités exposées précédemment.

Toutefois, les données enrichies qui sont le fruit d’un travail de traitement et d’analyse de l’entreprise, autrement appelées les données enrichies, demeurent la propriété exclusive de l’entreprise (analyse d’usage, statistiques, etc.).

18. DONNÉES ISSUES DES RÉSEAUX SOCIAUX

L’entreprise s’interdit d’exploiter, sans l’accord préalable du salarié, les données et les informations d’ordre privée, même si elle sont rendues publiques, diffusées par le salarié sur les réseaux sociaux.

19. SOUS-TRAITANCE

L’entreprise informe les salariés qu’elle pourra faire intervenir tout sous-traitant de son choix dans le cadre du traitement des données à caractère personnel du salarié.

Dans ce cas, l’entreprise s’assure du respect par le sous-traitant de ses obligations en vertu du RGPD.

L’entreprise s’engage à signer avec tous ses sous-traitants un contrat écrit et impose aux sous-traitants les mêmes obligations en matière de protection des données qu’elle-même. De plus, l’entreprise se réserve le droit de procéder à un audit auprès de ses sous-traitants afin de s’assurer du respect des dispositions du RGPD.

20. SÉCURITÉ

Il appartient à l’entreprise de définir et de mettre en œuvre les mesures techniques de sécurité, physique ou logique, qu’elle estime appropriées pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données de manière accidentelle ou illicite.

Pour ce faire, l’entreprise peut se faire assister de tout tiers de son choix pour procéder, aux fréquences qu’elle estimera nécessaire, à des audits de vulnérabilité ou des tests d’intrusion.

En tout état de cause, l’entreprise s’engage, en cas de changement des moyens visant à assurer la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel, à les remplacer par des moyens d’une performance supérieure. Aucune évolution ne pourra conduire à une régression du niveau de sécurité.

En cas de sous-traitance d’une partie ou de la totalité d’un traitement de données à caractère personnel, l’entreprise s’engage à imposer contractuellement à ses sous-traitants des garanties de sécurité par le biais de mesures techniques de protection de ces données et les moyens humains appropriés.

21. VIOLATION DES DONNÉES

En cas de violation de données à caractère personnel, l’entreprise s’engage à en notifier à la Cnil dans les conditions prescrites par le RGPD.

Si ladite violation fait porter un risque élevé pour les salariés et que les données n’ont pas été protégées, l’entreprise :

  • en avisera les salariés concernés ;
  • communiquera aux salariés concernés les informations et recommandations nécessaires.

22. REGISTRE DES TRAITEMENTS

En tant que responsable du traitement, nous tiendrons à jour un registre des activités de traitement effectuées.

Ce registre est un document ou applicatif permettant de recenser l’ensemble des traitements que nous mettons en œuvre en tant que responsable du traitement.

23. DROIT D’INTRODUIRE UNE RÉCLAMATION AUPRÈS DE LA CNIL

Les salariés concernés par le traitement de leurs données à caractère personnel sont informés de leur droit d’introduire une plainte auprès d’une autorité de contrôle, à savoir la Cnil, si celui-ci estime que le traitement de données à caractère personnel le concernant n’est pas conforme à la règlementation européenne de protection des données, à l’adresse suivante :

Cnil– Service des plaintes

3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07

Tél : 01 53 73 22 22

24. ÉVOLUTION

La présente politique peut être modifiée ou aménagée à tout moment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle, des décisions et recommandations de la Cnil ou des usages.

Toute nouvelle version de la présente politique sera portée à la connaissance des salariés par tout moyen défini par l’entreprise, en ce compris la voie électronique (diffusion par courrier électronique ou en ligne par exemple).

25. PLUS D’INFORMATIONS

Pour toutes informations complémentaires, vous pouvez contacter les services suivants : rgpdrh@ogic.fr

Pour toute autre information plus générale sur la protection des données personnelles, vous pouvez consulter le site de la CNIL www.cnil.fr.